宛先を間違えないように確認する

宛先を間違えたメールはこんなトラブルを引き起こします!

現代人において、メールという連絡手段は当たり前の世の中になりました。相手の時間を奪わない連絡手段なので、気軽にビジネスやプライベートで使うことも多いと思います。気軽に送信できるからこそ、起こりやすいのが宛先間違いですよね。誰もが一度は経験したことがあると思いますが、手打ちでメールアドレスを打つとついつい間違えてしまうことがあると思います。宛先を間違えていることに気付けばいいですが、そのまま送信してしまうとトラブルにつながる可能性もあるので注意してください。

例えば、申し込みで期日までに回答するという内容のメールを宛先を間違えたことに気付かないまま送信してしまうと、相手からすればメールは来てないので申し込み自体なくなってしまう恐れもあります。他には個人情報を記載したメールを全く違う相手に送信してしまうことで、情報漏えいのリスクもあるといえるでしょう。しっかりと宛先を確認しましょう!

メールは送信する前に再三確認しましょう!

多くのトラブルを引き起こす可能性のある間違えメール。防止する方法はいろいろあります。例えば2段階の送信システム。これはメールツールによっては設定することができないこともありますが、非常に有効です。メールの送信をしたあと、すぐに相手側に届くわけではなく一度送信トレイに移動します。そしてそのあと、再度送信することで相手に届きます。他にもシステム単位で防止できる機能やツールはありますが、やはり一番効果的なのは送信する人がよく注意するということです。なるべく手打ちにならないようにコピー&ペーストで入力したり、一度連絡した相手ならばアドレス帳にしっかりと登録しておくことが効果的でしょう。メールの気軽さに任せて、確認を怠ってしまうことのないように気を付けてください。

メール配信APIに連携したシステムなら、IPアドレスの分散配信やエラーアドレスの配信停止等、受信をブロックされる事を防げます。